آموزش نامه نگاری به زبان انگلیسی

همه ما در طول زندگی خود نیاز داریم تا حداقل یک بار نامه بنویسسم و بهتر است که بتوانیم نامه خود را به اصولی ترین شکل ممکن بنویسیم . بنابراین یادگیری برخی از نکات در این مورد می تواند به ما در نگارش یک نامه خوب کمک کند . متبحرترین افراد در زبان انگلیسی نیز گاهی از نوشتن نامه های اداری و رسمی خودداری می کنند . دانستن گرامر و زبان و کلمات کاربردی در زبان انگلیسی برای نگارش این گونه نامه ها کافی نیست . آنچه در نگارش نامه های اداری بیش از هر چیز دیگر خودنمایی می کند ، رعایت قالب استاندارد آن است ، به گونه ای که بتوان در حداقل کلمات و جملات ، حداکثر مفهوم را رساند . از این رو همواره عبارات و کلماتی خاص در نامه های اداری و رسمی استفاده می شود . در این بخش سعی شده است رایج ترین عبارات مورد استفاده در نامه های تجاری و اداری در قالبی آسان و طبقه بندی شده جمع آوری شود .

شروع نامه

در صورتی که دریافت کننده نامه را کاملا می شناسید باید علاوه بر نام ، عنوان او را هم ذکر کنید .
Dear Mr . President Obama
در صورتی که نام او را می دانید اما عنوانش را نمی دانید ، نام او را ذکر کنید . این در صورتی است که شما نامه ای دریافت کرده و وی نام خود را در آنجا ذکر کرده باشد و شما در پاسخ به آن نامه بسیار بهتر است که نام او را بنویسید .
Dear Mr Smith                                Dear Mrs . Johnson                                     Dear Miss . Brown
در صورتی که نام و نام خانوادگی فرد را می دانید و جنسیت او را نمی دانید نام و نام خانوادگی او را بعد از Dear بنویسید .
Dear Ashley Johnson
در صورتی که نام دریافت کننده را نمی دانید و مطمئن هستید که دریافت کننده آقا می باشد از Dear Sir و در صورتیکه مطمئن هستید دریافت کننده خانم می باشد از Dear Madam استفاده می کنیم .
در صورتیکه نمی دانید که دریافت کننده خانم یا آقا می باشد از فرم زیر استفاده کنید .
Dear Sir / Madam                                       Dear Sir or Madam

مواردی که در شروع نامه های اداری ، شغلی و رسمی نباید استفاده شود :

هرگز از نام کوچک به تنهایی استفاده نکنید .
از Dear Miss یا Dear Mrs بدون نام هرگز استفاده نکنید .
از My Dear هم هرگز استفاده نکنید .
از کلمات محاوره ای و نامانوس و همچنین کلمات ادبی و سنگین و چابلوسانه خودداری کنید .
از افعال مجهول تا حد ممکن استفاده نشود .

عباراتی که بیشتر در شروع نامه ها به کار برده می شود :

In reply to your letter                                    در پاسخ نامه شما
We wish to inform you that                          ما مایل هستیم به استحضار شما برسانیم که
We would appreciate it if you could                ما سپاسگذار خواهیم بود اگر شما می توانستید
With reference to                                          با اشاره به ، عطف به
In accordance with your requst                      طبق خواسته شما ، بر حسب درخواست شما
Please accept my thanks for                            لطف سپاس مرا بپذیرید برای
Could you favor me with                                   می توانید یک لطف به من بکنید تا
Referring your letter of                                    در استناد به نامه شما
I am anxious to hear from you about                      من مشتاق شنید از شما هستم درباره
We wish to remind you that                               ما مایل هستیم به شما یادآوری کنیم که

عبارات زیر نمونه هایی از عبارات مورد استفاده در نامه نگاری انگلیسی رسمی می باشد :

To agree with                                    در موافقت با
As per your requst                           طبق درخواست شما
In compliance with                           در موافقت با ، بر طبق
On behaif of                                   به نمایندگی از طرف
In due time                                        در موقع خود ، در زمان مناسب
Please allow me                                لطفا به من اجازه دهید که
هنگامی که نامه را به پایان می بریم استفاده از یک عبارت تعارفی و احترام آمیز جلوه بسیار خوبی به نامه می دهد .

عبارات مورد استفاده برای بستن و به پایان رساندن نامه :

Yours faithfully                                   یک عبارت پایانی برای همه نامه های رسمی
Yours truly                                          مناسب برای نامه های رسمی معمولی
Yours very truly                                  مانند قبلی و کمی دوستانه تر
Yours sincerely                                   مناسب برای همه نامه های شخصی
Yours affectionately                            مناسب برای بستگان و ارتباط با دوست دختر
Fondly                                                 برای امضا درجه یک خانواده ، برای نامه عاشقانه
برای یک پایان مودبانه و احترام آمیز از عبارت Best regards استفاده می کنیم . نامه با نام و نام خانوادگی یا نام خانوادگی پایان می یابد .

مراحل نوشتن یک نامه به زبان انگلیسی

در هر زبان روش مخصوصی برای نوشتن نامه و تنظیمات صفخه وجود دارد . در زبان انگلیسی معمولا قواعد زیر لحاظ می شود :
1 - آدرس خود را در بالا ، سمت راست صفحه بنویسید . معمولا از قاعده ابتدا کوچکتر استفاده می شود ، یعنی پلاک سپس خیابان و بعد شهر ، کد پستی و شماره تلفن در آخر قرار می گیرند . اسم خود را در آدرس بنویسید .
2 - تاریخ بلافاصله پایین آدرس می آید . روش معمول برای ذکر تاریخ این است که اول رقم روز بدنبال آن ماه و سال می آید .
3 - در نامه های رسمی و اداری ، نام و آدرس فردی که نامه برای او می نویسید را در سمت چپ صفحه زیر سطر تاریخ و یا اندکی پایین تر قرار دهید .
4 - نامه را از سمت چپ آغاز کنید . معمولی ترین روشهای شروع نامه به قرار زیر است :
با ذکر نام و نه نام خانوادگی فرد       Dear Penny
با ذکر عنوان و نام خانوادگی (شیوه رسمی تر )                    Dear Ms Hopkins
5 - به عنوان امضا اسم خود را در نامه غیر رسمی و یا نام و نام خانوادگی را به طور کامل در نامه رسمی بنویسید . البته بدون ذکر هر گونه عنوان ( Dr / Mrs / Mr , ....)
6 - بر روی پاکت نامه نام فامیل را قبل از اسم بنویسید . تاریخ هم به گونه ای دیگر نوشته می شود ( ماه قبل از روز می آید ) . عبارت کلیشه ای Yours faithfully را به کار نبرید ، معمولا عبارات کلیشه ای پایانی زیر مرسوم می باشند :
Yours truly                                                      Yours sincerely

نمونه های انواع پاکت نامه :

در نامه های رسمی

در نامه های غیر رسمی